Compulsa. Compulsar un documento es dar validez a una fotocopia de ese documento original. Lo que se hace es comprobar que la fotocopia que se aporta junto con el documento original es idéntica, y por lo tanto no ha sufrido ninguna variación ni manipulación. El sello que se estampará en la fotocopia certificará su validez, la fecha en que se ha realizado, y la identificación del órgano o persona que expide la copia compulsada.
No garantiza la autenticidad del documento original. Tal y como se ha dicho, la compulsa garantizará que la fotocopia es idéntica al documento original, pero en ningún caso la compulsa certifica o garantiza la autenticidad del documento original.
¿Donde solicitar la compulsa?. Dependerá de para qué trámites y en qué organismos tengamos que aportar el documento compulsado.
Si lo tenemos que usar o presentar ante una administración pública, será la oficina de registro de esa administración la que tiene obligación de realizar el cotejo y compulsa del documento, con devolución inmediata del documento original. Esa copia compulsada se incorporará al escrito, solicitud o comunicación para su envío.
Si lo tenemos que usar o presentar ante una entidad privada, tendremos que acudir al organismo que emitió el documento original para hacer allí la compulsa, salvo que esa entidad privada acepte la presentación del original y la fotocopia, para ellos mismos hacer la comprobación.
Documentación necesaria. Por supuesto será necesario llevar el documento original, el documento de identificación de la persona que solicita la compulsa (DNI, PASAPORTE, NIE…), y una fotocopia de calidad del documento original, (esto último es opcional, pues también puede hacerse la fotocopia en el mismo organismo que vaya a hacer la compulsa).
Copia Auténtica. Mediante la Copia Auténtica se garantiza la autenticidad del documento original, y además esta copia tiene la misma validez que el documento original, por lo que se podrá utilizar como si de él se tratara.
En este caso, sólo el organismo o la administración que emitió el documento podrá realizar una copia auténtica.
Ojo!! Cuando exista la posibilidad, y el ciudadano haya permitido a la administración actuante el acceso a otras administraciones públicas, éste no estará obligado a presentar documentos que hayan sido elaborados por otras administraciones públicas, o bien los haya entregado con anterioridad.
Otra excepción y alternativa a la compulsa de documentos se da en aquellos supuestos en los que el propio documento original tiene un Código Seguro de Verificación (CSV), que es un sistema que incluye en la parte inferior del documento un código formado por número y letras normalmente, y que permite a la administración acceder al documento original y comprobar así que es idéntico al original.
La compulsa de un documento garantiza que éste es idéntico al original, pero no garantiza que el original sea auténtico. Esto solo se garantiza mediante la copia auténtica. Mientras la compulsa de documentos puede hacerse ante la administración destinataria del documento, la copia auténtica solo puede hacerla el organismo que emitió el documento original.