La utilización de mensajería instantánea mediante aplicaciones como Whatsapp o Telegram forman parte del día a día en las empresas, utilizándose para comunicarse con sus empleados y con fines profesionales.

No obstante, no todo lo que envíe por esta vía puede ser considerado como una comunicación válida y, muchos menos, surtir los mismos efectos que una notificación por escrito.

Su uso está permitido en el ámbito laboral pero su control por parte empresarial con fines disciplinarios puede entrar en conflicto con derechos constitucionales fundamentales como son el derecho a la intimidad, el derecho al secreto de las comunicaciones, o el derecho a la protección de datos, sobre todo porque en la mayoría de los casos se utiliza este medio de comunicación sobre terminales que son propiedad de las personas trabajadoras.

 Delimitación y alcance

1.- Dentro o fuera del horario laboral.

Se debe evitar el uso de estas aplicaciones de mensajería instantánea fuera del horario de trabajo, durante los períodos de descanso, permisos y vacaciones, ya que podría suponer una vulneración de derecho a la desconexión digital de las personas trabajadoras.

Además, la empresa no puede exigir una respuesta inmediata, y no puede sancionar a sus empleados por la ausencia de respuesta fuera de su horario de trabajo.

 2.- Terminal particular o propiedad de la empresa.

Cuando el terminal sea propiedad de la persona trabajadora, la empresa no podrá inspeccionarlo, de lo contrario podría incurrir en una vulneración de sus derechos fundamentales a la intimidad y al secreto de las comunicaciones.

Si por el contrario es propiedad de la empresa, sí se podrá proceder a la revisión de conversaciones, pero únicamente si ha implantado políticas de uso de medios corporativos o ha acordado con la persona trabajadora su uso exclusivamente profesional, pero siempre respetando el derecho a la intimidad de los trabajadores. Además, para que se pueda realizar esta inspección por parte de la empresa deberá de existir una sospecha fundada de un incumplimiento laboral, limitar la búsqueda al incumplimiento concreto, debiendo garantizarse la idoneidad, necesidad, y proporcionalidad de la medida de control.

En todo caso, deberán aplicarse a estos efectos las mismas previsiones que para el correo electrónico o resto de comunicaciones con medios informáticos de la empresa.

3.- Prueba en juicio.

Las conversaciones de Whatsapp son válidas como pruebas en un juicio, pero no es suficiente con entregar los «pantallazos», para certificar que los mensajes son reales y no están manipulados es necesario llevar a cabo un informe pericial, y será necesario que:

-Se aporte una copia de la conversación que coincida con la original.

-Se aporte la transcripción de los mensajes.

-Se verifiquen los números de teléfono implicados y su titularidad.

 4.- Medios de comunicación.

 El Whatsapp no es un canal recomendable para notificar el despido o la sanción de un empleado. Aunque el empresario comunique el despido por medios como Whatsapp, para que la extinción contractual sea válida será necesaria su notificación por escrito al trabajador a través de la correspondiente carta de despido, ya sea mediante su entrega física directa o bien mediante el envío de un burofax que le permita tener constancia fehaciente de su recepción por el trabajador. 

5.- La inclusión en los grupos corporativos de Whatsapp de la empresa.

Debe existir consentimiento de la persona trabajadora, ya que el no tenerlo puede suponer una infracción de la normativa de protección de datos en tanto se vulneraría el vigente art. 5 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, por exigirse a quien maneja datos ajenos guardar el secreto profesional de los mismos. Es por ello conveniente contar con el consentimiento de la persona trabajadora para su inclusión en estos grupos de mensajería instantánea

 Recomendaciones:

-Si en su empresa se trabaja a turnos, intente no enviar mensajes a sus trabajadores fuera del turno que les corresponde, o no les obligue a contestar fuera de su horario.

-Establezca un protocolo de actuación que recoja las condiciones de uso de los dispositivos y medios informáticos de la empresa en el entorno corporativo.

-Si quiere despedir a su empleado y no se encuentra en el centro de trabajo, puede enviarle un mensaje por Whatsapp, pero debe comunicarle la decisión por otros medios (email, burofax...). Cuantas más vías utilice, más fácil le será acreditar en juicio la notificación.