Con carácter general, la regularización del IRPF debe realizarse a partir de la fecha en que se produzca cualquier cambio en la situación del trabajador: cambio de situación familiar, modificación de contrato, modificación de retribuciones..etc.

¿Qué es la regularización?

La regularización consiste en calcular el nuevo tipo de retención que deberá ser aplicado por la empresa o pagador al trabajador hasta el final del ejercicio o hasta que se efectúe otra nueva regularización.

Es conveniente que estas regularizaciones se realicen trimestralmente, previamente al cálculo de la nómina, para así poder aplicar al trabajador la retención correspondiente en función de sus circunstancias.

Importancia de realizar esta regularización a final de año.

Puede darse el caso de que las retenciones practicadas realmente al trabajador sean menores que las que legalmente le corresponden por sus circunstancias. Si este trabajador no está obligado a realizar la declaración de la renta y decide no presentar dicha declaración existirá un problema para la empresa, ya que habrá retenido en las diferentes nóminas un importe menor al correspondiente.

Hacienda reclamará la diferencia entre el importe efectivamente retenido y el que se debería de haber retenido directamente a la empresa. Por lo tanto, es necesario para la empresa realizar esta regularización a final de año y así evitar que pueda darse esta situación. 

¿Puede el trabajador elegir el porcentaje que quiere que le retengan en la nómina?

El trabajador podrá comunicar a la empresa por escrito su intención de que le practiquen una retención en la nómina superior a la que legalmente le corresponde. Nunca se podrá practicar una retención menor a la establecida legalmente.

Retenciones mal practicadas por culpa del trabajador.

En el caso de que el trabajador no comunique correctamente sus datos al pagador en el modelo 145 hacienda podrá sancionar directamente al trabajador.

El artículo 205 de la Ley General Tributaria recoge esta infracción, que consiste en incumplir la obligación de comunicar correctamente los datos al pagador de rentas sometidas a retención cuando de ello se deriven retenciones inferiores a las legalmente establecidas.

Para evitar practicar retenciones incorrectas a los trabajadores en el IRPF de su nómina es conveniente realizar regulaciones en los últimos meses del año. De esta manera el empresario evitará un posible error que provoque que tenga que asumir el pago del importe no retenido y una posible sanción por parte de Hacienda de entre el 50% y el 150% del importe dejado de ingresar.