El Tribunal Supremo, en Sentencia de 29 de enero de 2020, fija el criterio interpretativo a seguir en el caso de que la Administración necesite requerir una justificación documental de las dietas exentas.

Rendimiento del Trabajo. Para una persona trabajadora, las contraprestaciones que recibe como remuneración por su relación laboral, tanto si son dinerarias como en especie, se consideran rendimientos íntegros del trabajo. En esta definición se incluyen las dietas y asignaciones para gastos de viaje, excepto los de locomoción y los normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería con los límites que reglamentariamente se establezcan.

Dietas Exentas en el sector del Transporte. Las dietas exentas para gastos de manutención y estancia tienen una regulación específica en caso de que los trabajadores sean conductores de vehículos dedicados al transporte de mercancías por carretera o si trata de personal destinado en el extranjero.

Justificación. En cualquier caso, la exención estará supeditada a la justificación documental, acreditando el día y lugar del desplazamiento, así como su motivo. Por lo tanto, la determinación de quién debe probar la realidad y la necesidad de esos gastos es algo fundamental, tanto para la empresa como para el trabajador.

¿En quién recae la obligación de justificación? Según el Tribunal Supremo, será el Pagador, es decir la empresa, a la que le corresponde probar la realidad de los desplazamiento y los motivos o razón de los gastos ocasionados, y afirma que la Administración no puede recabar del contribuyente (trabajador) aquellos documentos y, con ellos, los datos que obraban ya en su poder.

La Administración para su acreditación debe dirigirse al empleador en cuanto obligado a acreditar la realidad de que las cantidades abonadas al empleado por aquellos conceptos, es decir, que responden a desplazamientos realizados en determinado día y lugar, motivado o por razón del desarrollo de su actividad laboral.

Se altera la regla general de la carga de la prueba. Conforme a las obligaciones formales legalmente impuestas al retenedor-pagador y el deber de declaración del contribuyente, la Administración debe tener en su poder la totalidad de los datos necesarios para determinar si deben ser o no excluidos dichos gastos de manutención y por tanto a ésta corresponde probar la exclusión en base a los principios de facilidad y disponibilidad de la prueba.

El pagador de las dietas asume una serie de obligaciones sustantivas y formales propias y distintas de las que corresponden al contribuyente, pues es quién tiene que declarar las rentas obtenidas y efectuar las retenciones oportunas. El pagador es quién debe expedir certificación acreditativa de las retenciones o ingresos a cuenta efectuados

El empresario dirige y organiza la actividad laboral en de la que derivan los gastos de locomoción, manutención y estancia. Por lo tanto, es razonable afirmar que asume también la obligación de justificar los mismos. Además de lo anterior, debemos tener en cuenta que, al contribuyente no se le puede exigir que aporte datos que ya obran en poder de la Administración por haberlos proporcionado el propio pagador. El contribuyente no asume más deber que el de cumplimentar su declaración aportando los certificados expedidos por la empresa. De no resultar suficientes para la Administración para discernir sobre la sujeción o no de asignaciones y dietas, deberá dirigirse al empleador para que aporte la prueba